Процессы: зачем они нужны бизнесу и почему это важно?
В каждом бизнесе есть процессы. Возможно, кто-то может не знать значения этого термина, хотя интуитивно и понимать, что это значит.
Зачем их нужно совершенствовать с точки зрения руководителя?
Ответ прост - они увеличивают прибыль.
За счет чего?
За счет улучшения производительности труда, увеличения эффективности и многих других факторов.
Быстрые и правильные отлаженные процессы - это ноу хау бизнеса и в некоторых отраслях - это может быть сильным уникальным преимуществом.
Благодаря которым - компания может быть лидером.
Догнать которого конкуренты просто не могут, потому что не понимают, как это работает изнутри. И почему у них длительность процесса заказа 28 дней, а у конкурентов всего 7 дней (в 4 раза быстрее ! )
Процесс - это пошаговое описание какого либо действия, в котором принимают участие один или несколько сотрудников. У которого есть начало и есть конец, при необходимости ставятся сроки на каждый шаг - ответственный и регулируются многие другие параметры.
Например, вот некоторые типовые процессы:
- счет на оплату
- регистрация входящих документов
- заключение договора
- ознакомление с документом
- двухэтапное\многоэтапное утверждение
- Заявление на отпуск
- Заявление на командировку
- Исходящие документы
- Выдача наличных
- Экспертная оценка
- Утверждение по первому голосу
- Бизнес-процессы для CRM - для обработки Лидов и Сделок
В ходе выполнения бизнес-процесс может автоматически изменять статусы элементов CRM, заполнять какие-то поля, создавать новые элементы, например, сделки. На каждом этапе могут быть обязательные для заполнения поля у Сделки - какие то параметры сделки, размеры компании, их руководители, другие важные вещи.
В ELMA например есть 2 стандартных процесса для CRM:
- Выполнение по стадиям (сделки)
- Обработка лидов (лиды)
Каждую стадию (этап) сделки может выполнять разные люди и отделы - например сначала приём заказа - секретарь, потом - ответственный за первичную обработку, затем - замерщик, затем - тот, кто считает стоимость заказа на основе собранной ранее информации, затем - снова - менеджер по заказу согласовывает с заказчиком, после этого - договор (юристы), оплата - бухгалтерия, выполнение заказа - отгрузка, производство и т.д. и так далее.
Для того, чтобы общее время заказа - было минимальным и нужна автоматизация в виде четких бизнес-процессов, потому что традиционный устаревший метод ведения подобных дел - слишком не эффективен и слабо контролируется, не понятно на каком этапе сбои и застой.
В случае использования системы BPM или CRM (в которой есть модуль бизнес процессов) - e руководителя нет необходимости вручную прослеживать все шаги процесса. Например, при задержке выполнения задач тем или иным исполнителем, руководитель сразу будет об этом осведомлен внутри системы.
Как только на каком то этапе замедление - сразу сигнал руководству.
Как вам такое?
Описание бизнес процессов и их настройки здесь или смотрите видео по дизайнеру бизнес процессов здесь.
Насчет счетов - процесс может быть таким:
- "Автор" создает карточку Счет (заполняет все поля).
- Сообщение о новом счете (что его нужно подтвердить) уходит "Руководителю подразделения" (в системе, плюс автоматически сообщениями или почтой).
- После утверждения "Руководителем" счет уходит на утверждение "Директору".
- Потом счет должен утвердить "Директор" или зам.
- Затем счет переводится в статус "К оплате".
- Сообщение об оплате получает "Бухгалтер". После оплаты он меняет статус на "Оплачен".
- Автору уходит сообщение о том, что нужно собрать документы.
- После того, как документы собраны (отданы в бухгалтерию), автор меняет статус на "Документы собраны".
- "Бухгалтер подразделения" подтверждает это.
- Бизнес-процесс закрывается.
В каких CRM или ERP системах еще есть функционал процессов?
1) Отличный механизм процессов есть в RegionSoft CRM - и кстати, сама система имеет 6 редакций, которые отличаются по функционалу и стоимости. Редакции охватывают весь спектр типов бизнеса - от сферы услуг, до торговли и производства, где есть учет товаров, склад, сборка готовых изделий из деталей и комплектующих.
2) Система ELMA - о ней уже упоминалось выше, это веб платформа на основе корпоративного портала, с модулями СЭД (документооборот, канцелярия) и BPM механизма для управления бизнес процессами, есть и модуль CRM. ПО нашему опыту, подходит для компаний от 10-15 сотрудников и выше, где есть разные отделы, не только продажи.
3) В системе amoCRM - тоже есть процессы на некоторых тарифах. Механизм сделан весьма удобно, не нужно знать никаких специальных нотаций и позволяет делать автоматические действия на основе событий и смены этапов воронки продаж.
4) FreshOffice и Mono CRM - два продукта от одного разработчика с похожим интерфейсом, есть в Проектах - интересный механизм бизнес-процессов т.е. автоматического перехода с этапа на этап - на каждый можно назначить своего ответственного, в т.ч. например из разных отделов.
В зависимости от вашего типа бизнеса и уровня развития компании - можно выбрать подходящий именно для вас вариант, в котором есть функции бизнес-процессов и начать улучшать их, постепенно наращивая качество и их количество, замеряя их показатели эффективности по сотрудникам и отделам.
Пишите нам - будем рады помочь и рассказать подробней о всех вариантах. Все эти системы - представлены на нашем сайте, можно получить дополнительную информацию по каждой (вышлем вам на емейл), либо другим способом.
