Внутренний Портал ELMA
Внутренний (корпоративный) Портал представляет собой главный элемент системы ELMA, и именно на нем держатся все, существующие в системе приложения. Его можно считать платформой системы, которая с помощью единого интерфейса обеспечивает применение приложений. Внутренний Портал поставляется вместе с приложениями, его нельзя приобрести отдельно.
Внутренний Портал компании отвечает не только за обеспечение реализации функций, но и дает возможность применять в системе выполняемые задачи, календарь, сообщения, архив имеющейся документации, веб-документы и отчетность.
Кроме того, Внутренний Портал обеспечивает реализацию организационной структуры системы и корректировку ее объектной модели.
Задачи
Для того чтобы создавать поручения пользовательского типа в системе имеются специальные простые инструменты. Подобные поручения дают возможность быстро формулировать исполнителю задание и избегать его неправильных трактовок. Это достигается применением письменной формы поручения. При этом каждое задание регистрируется в системе и сохраняется там после его исполнения.
Система ELMA посылает исполнителю информацию о задаче сразу после ее постановки. Задание формулируется на странице, на которой имеются все необходимые подробности, касающиеся поручения. При необходимости различные файлы или документы могут прилагаться к заданию.
Время выполнения поручений строго контролируется системой и при несоблюдении сроков сотрудникам посылается соответствующее сообщение. Начальник имеет возможность производить контроль над работой подчиненных, он может проверить время исполнения заданий, количество просроченных задач и т. д.
Календарь
Календарь предназначен для того, чтобы сотрудники могли рационально планировать свою деятельность. Он позволяет четко фиксировать задачи, поставленные перед пользователями. Для оценки загруженности сотрудников начальник может использовать информацию из календаря, что позволит ему определить время постановки подчиненным следующих задач.
Сообщения внутри корпоративного портала
Общение между сотрудниками компании с помощью личных сообщений и информационных каналов во Внутреннем Портале организовано очень хорошо и удобно. Каждое сообщение может включать в себя как обычный текст, так и дополнительные документы и файлы, т.е. может быть комплексным.
Для обеспечения эффективного оповещения всех сотрудников предприятия, одно сообщение может быть послано любому количеству получателей. При этом можно реализовать дискуссию по некоторой теме.
Что касается информационных каналов, то они во многом напоминают ленту сообщений на Facebook. При этом общение в системе ELMA конфиденциально, и информация не выходит за круг участвующих в нем сотрудников.
Корпоративный портал
Веб-интерфейс, который используется в ELMA, является порталом корпоративного типа, позволяющим организовать всю деятельность сотрудников организации. При этом пользователи работают со страницей, на которой имеются меню и портлеты.
Каждый портлет представляет собой маленькое окно, в котором отображаются актуальные данные, касающиеся системы. Местом расположения портлетов является главная страница. К примеру, портлет под названием «Задачи» имеет информацию о выполняемых задачах того или иного пользователя.
Настройка внутреннего корпоративного портала
Настройка интерфейса, который имеется на Внутреннем Портале, может производиться по-разному. В одних случаях интерфейс строится так, чтобы было доступно большое количество инструментов, а в других, чтобы пользователь имел доступ к минимуму вариантов действий. Благодаря этому интерфейс ELMA может с успехом применяться пользователями с разными требованиями и разной подготовкой.
Настройка интерфейса может быть выполнена либо администратором, либо пользователем с соответствующими правами. При этом характеристики меню выбираются произвольно.
Особенности портлетов также могут выбираться самими пользователями. Это позволяет им создать нужное рабочее пространство.
Кроме того, есть возможность сформировать определенное количество страниц с необходимыми портлетами. К примеру, одна страница содержит календарь и данные о заданиях, вторая включает данные о документации, а третья позволяет начинать бизнес-процессы и контролировать их выполнение. Для того чтобы перейти с одного портлета на другой достаточно всего лишь одного щелчка мыши.
Благодаря использованию портлетов в ELMA можно знакомиться с данными других систем. Специализированный портлет дает возможность изучать информацию из другой системы на главной странице, при этом она отображается также как свои данные.
Архив документации
Для сохранения документации системы ELMA используется специальный электронный архив. Он дает возможность быстро найти необходимые документы, как по названиям, так и по некоторым реквизитам. Возможности поиска определяются правами, которые имеет пользователь на те или иные документы.
На все документы, которые входят в архив имеется личная карточка с данными. Там отображаются реквизиты, файлы различных вариантов документа и перечень видов деятельности, которые имеют к нему отношение.
С помощью Внутреннего Портала можно создавать и удалять документы, корректировать их и делать по ним отчеты. Что касается других возможностей работы с документацией, то Внутренний Портал их не имеет. Нельзя регистрировать, согласовывать, подписывать и посылать по маршрутам документы, кроме того, нет Канцелярии. Для того чтобы пользоваться дополнительными функциями необходимо такое приложение, как ELMA: «Электронный документооборот».
Веб-документы
Во многих случаях предприятия применяют электронный документооборот. Подобные системы очень удобны и могут использоваться для сохранения положений, регламентов, нормативных документов и много другого. Если же количество данных увеличивается, появляется надобность в рубрикаторе, который служит для усовершенствования работы с документами и их поиска.
В ELMA эта проблема решается с помощью веб-документов, которые могут редактироваться в браузере. Для этого используется редактор WYSIWYG, который дает возможность создавать страницы даже тем, кто не умеет программировать. Принцип работы похож на Microsoft Word.
В веб-документе могут быть ссылки на различные страницы, папки, документы и функции системы. Что касается основных веб-документов, то они оформляются как портлеты и попадают на главную страницу. Это позволяет сотрудникам всегда иметь доступ к информации компании.
Еще одним вариантом применения веб-документов являются специфические меню, которые дают возможность делать некоторые виды работ. К примеру, есть возможность сделать портлет, который имеет команды, касающиеся Канцелярии:
Настройка системы
Для эффективной работы ELMA нет необходимости в ее донастройке, но она предполагает большие дополнительные возможности по настройке.
Настройки, которые относятся к сфере администрирования, распределены по категориям, что избавляет администраторов от необходимости использования справочников для реализации определенных идей.
Система позволяет гибко определять доступ пользователей к ее объектам. Что касается распределения прав, то оно делается по элементам структуры, ролям и по пользователям этой системы. Это позволяет сделать настройку простой и хорошо понятной.
Интеграция с MS Outlook
Так как многие пользователи ранее работали с MS Outlook при использовании электронной почты, в системе ELMA есть возможность создавать привычные документы и задачи на основе писем электронного типа. Из MS Outlook можно как создавать документы, так и регистрировать их в ELMA, делается это очень быстро.
При завершении интеграции между MS Outlook и ELMA в первой появляются соответствующие кнопки и элементы контекстных меню, которые обеспечат реализацию действий.
Для того чтобы открыть в браузере страницу для регистрации документа или для создания задачи в ELMA, нужно всего лишь нажать кнопку. Большая часть полей при этом будет заполнена в автоматическом режиме на основе полей тех писем, которые были выбраны. Это дает возможность избегать ошибок и экономить время. Все что необходимо сделать, это подправить определенные поля и в случае надобности заполнить оставшиеся.
ELMA Агент
Программа внешнего типа, которая служит для получения сообщений ELMA и для работы с ними называется ELMA Агентом. Кроме того, она используется для деятельности, связанной с документацией системы. Для применения ELMA Агента, его нужно установить на компьютер и наладить соединение с сервером ELMA. В дальнейшем ELMA Агент можно будет использовать из системного трея.
Функционирование ELMA Агента напоминает такие системы как Skype, ICQ и т. д. но работа происходит в одностороннем порядке. При появлении в системе события, имеющего значение для пользователя, он получает уведомление об этом от своего ELMA Агента. Сообщение пользователь сможет увидеть в углу экрана. Это может произойти как в веб-интерфейсе ELMA, так и в ELMA Агенте.
Используя ELMA Агент можно получить следующие данные (без применения интерфейса системы):
- уведомления о тех событиях, которые происходят в ELMA: о постановке задач, о их выполнении, о создании документов и о назначении совместной работы с клиентами;
- информация из ленты сообщений;
- данные, которые касаются создания и сохранения документов электронного типа на сервере, а также создания новых вариантов этих документов;
- удобный доступ к той документации, которая ранее применялась для работы. С помощью вкладки под названием «Документы» можно ознакомиться с открытыми сейчас документами и с документами, которые были открыты из ELMA в недавнем прошлом. Данный раздел дает возможность вносить коррективы и сохранять новые варианты на сервере а, кроме того, можно создавать полностью новые варианты документов.
ELMA Агент может быть установлен на несколько компьютеров. В связи с тем, что отдельно он не лицензируется, его можно установить на рабочий и на домашний компьютеры. Это обеспечит пользователю возможность следить за сообщениями системы всегда, когда он работает за компьютером.
