NauDoc – это …

* Электронное хранилище документов (EDM)

* Совместная работа с документами (Collaboration)

* Управление учетными записями (Record Management)

* Управление бизнес-процессами (BPM)

* Архивное хранение (Archiving)

Назначение системы электронного документооборота NauDOC  - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Хранение документов

* Создание документов по шаблону в любом формате;

* Предоставление доступа к документам и реквизитам в соответствии с павами пользователя;

* Доступность документов 24 часа в сутки;

* Поиск документов;

Контроль исполнения документов и задач

* Постановка задачи: сотрудники, сроки, периодичность, содержание;

* Автоматический контроль исполнения;

* Анализ результативности выполнения задач.

Автоматизация бизнес-процессов

* Описание последовательности работ;

* Предоставление сотрудникам информации и рабочих областей на этапах;

* Контроль и анализ процессов;

* Привязка процессов к другим системам.

А теперь подробней о каждом пункте и с примерами интерфейсов системы

Электронное хранилище документов (EDM)

Представление документа в системе

Шаблоны документов

• Документы одного типа должны иметь единый набор обязательных элементов оформления (реквизитов), расположенных в определенной последовательности. В делопроизводстве такой набор элементов оформления называется формуляром. В NauDoc для него используется термин «шаблон оформления»;
• Шаблон оформления создается и подключается к тому или иному типу документа и после подключения шаблона в каждом новом документе этой категории будет присутствовать указанный набор элементов оформления;
• К одному типу документа можно подключить несколько шаблонов оформления.

Электронное хранилище документов (EDM)

• Система NauDoc поддерживает единое хранилище документов. В зависимости от прав, пользователи могут получать доступ к отдельным его папкам.

Поиск документов

• После помещения документа в систему его можно найти как через иерархию хранения документов, так и через систему поиска;
• NauDoc производит полнотекстовое индексирование всех документов и

прилагаемых к документу файлов. Возможен поиск во вложениях следующих

форматов: doc, xls, rtf, html, txt, pdf;

• Результаты поиска выводятся пользователю в виде списка со ссылками

на найденные документы, поиск производится только по доступным

пользователю документам;

• Расширенная форма поиска позволяет задавать сложные условия поиска;
• Результаты поиска можно сохранить для повторного использования (тем самым создать виртуальный каталог документов).

Совместная работа с документами

Версии документов

Механизм ведения версий документа позволяет хранить историю всех созданных версий, вести одновременную разработку текста документа и сравнивать созданные версии.

Комментарии

• При совместной работе над документами часто возникает необходимость обсудить документ с сотрудниками. Для решения этой задачи в системе NauDoc предусмотрена возможность комментирования документов;
• Для возможности провести широкую дискуссию, в системе NauDoc реализованы не только комментарии к документам, но и комментарии к комментариям. Фактически, по каждому документу может быть проведена дискуссия, аналогичная проходящим в веб-форумах.

Контроль исполнительской дисциплины

• Контроль исполнения заданий: NauDoc предоставляет подробную информацию о заданиях, выданных пользователям;
• Поддержка различных типов заданий;
• Построение иерархии подзаданий;
• Статистика результативности исполнения;
• Доступность необходимой информации о ходе выполнения задания вне зависимости от исполнителей;
• Система уведомлений и напоминаний о событиях и сроках выполнения заданий.

Задания

Постановка задания

Входящее задание

Постановка подзадания

Детализация подзадания

Контроль исполнения

Статистика КИД

Просмотр статистики КИД по сотруднику

Управление учетными записями (Record Management)

• Ведение журналов регистрации;
• Автоматическая регистрация документов на определенном этапе жизненного цикла;
• Автоматическое присвоение номеров на основе заданных правил.

Регистрация документов

• Ведение журналов регистрации;
• Автоматическая регистрация документов на определенном этапе жизненного цикла;
• Автоматическое присвоение номеров на основе заданных правил.

Реквизитная карточка документа

• Карточка представляет собой набор реквизитных полей, в которой содержится служебная информация о документе;
• Список реквизитных полей определяется типом документа, поэтому документы разных типов могут иметь различный список полей.

Управление бизнес-процессами (BPM)

Управление маршрутизацией документов

• Жизненный цикл документов любой сложности, контроль версий, система статусов;
• Шаблоны стандартных документов и автоматическое заполнение реквизитов;
• Гибкие/жесткие маршруты движения документов, ограничение прав доступа;
• Мониторинг изменений статусов документов, ведение истории изменений.

Автоматизация процессов

Маршрут движения определяет последовательность передачи электронного документа между участниками документооборота и условия, при которых происходит передача документа;

Для того чтобы документ поступил к должностному лицу, например на согласование, в NauDoc по документу должно быть назначено задание, в параметрах которого должностное лицо указано в качестве ответственного пользователя.

Маршрутизация документов и контроль исполнения

• сотрудники, участвующие в обработке документа получают задания по документу;
• система уведомлений и напоминаний;
• контроль сроков исполнения заданий;
• документ автоматически передается от одного исполнителя к другому в соответствии с определенными заранее правилами.

Типовые процессы документооборота

• Обработка входящих документов;
• Подготовка и отправка исходящих документов;
• Приказы, распоряжения;
• Служебные записки;
• Нормативные и справочные документы;
• Контроль исполнения.

Архив

• В NauDoc существует возможность архивации документов, которые не используются пользователем на протяжении длительного времени.
• Архив позволяет хранить неиспользуемые документы, при необходимости просматривать их, пользоваться поиском, автоматически напоминать владельцу документа о дате пересмотра актуальности документа.

Дополнительная информация:

скачайте презентацию NauDoc (MS PowerPoint)- Обзор функциональных возможностей.

скачайте презентацию NauDoc Start - Легкий старт с NauDoc.

Хотите скачать систему электронного документооборота NauDoc ?

Заполните форму ниже и ссылка для скачивания придёт к Вам на e-mail.